Die E-Mail Flut bändigen: So werden Sie zum Inbox Zero Hero

Steven Covey: Dringlichkeitssucht

Steven Covey ahnte im Jahre 2000 noch nicht, dass sich seine Thesen 20 Jahre später in solchem Maße bestätigen würden. Und die damit verbundenen Belastungen ebenso.

Der „Inbox Zero“ Workflow

Das „Inbox Zero“ Prinzip beinhaltet nicht die Vorgabe, dass der Eingangskorb immer komplett leer sein muss. Es geht vielmehr um eine strukturierte Vorgehensweise zum Umgang mit E-Mails. Mehr dazu erfahren Sie im Selbstlernkurs.

Killertipp Nr. 1 aus dem E-Mail Kurs

Im Kurs „Inbox Zero Hero“ lernen Sie praxiserprobte Routinen kennen, die Ihnen helfen Ihren Eingangskorb in den Griff zu bekommen. Und so mehr Fokus und Zeit für wichtige Dinge gewinnen.

E-Mails: Produktivitätskiller Nr. 1

Aktuell werden pro Jahr unfassbare 307 Milliarden E-Mails versendet und empfangen – Tendenz steigend. Die Realität in vielen Büros: “Mal kurz die Mails checken” kostet uns Stunde um Stunde. Und am Ende eines Tages haben wir viel gearbeitet, aber nichts geschafft und der Postkorb ist immer noch voll.

Aber es geht auch anders: Sie erfahren in diesem Artikel, wie Sie das Medium Mail gehirngerecht nutzen können. Sie lernen Routinen kennen, die Ihnen helfen mit mehr Fokus zu agieren. Und ich stellen Ihnen moderne, einfach umsetzbare Methoden vor, die effizientere Wege zur Zusammenarbeit bieten und dabei auch noch Spaß machen. So werden Sie zum „Inbox Zero Hero“

Gruselstatistiken

Das Medium „E-Mail“ wurde erst Anfang der 90er Jahre in größerem Umfang nutzbar. Aktuell werden pro Jahr unfassbare 330 Milliarden E-Mails versendet.

Kein Wunder, das die Realität in vielen Büros ist: “Mal eben kurz die Mails checken” kostet uns Stunde um Stunde. Und am Ende eines Tages hat man viel gearbeitet, aber nichts geschafft und der Postkorb ist immer noch voll. Konkrete Zahlen verdeutlichen das:

% der Wissensarbeiter mit immer offenem Mailprogramm: 80
% der Arbeitszeit für die Bearbeitung von / mit Bezug zu internen Mails: 40
% der Smartphone User, die morgens in <5 min aufs Gerät gucken: >70

Das Stress-Pärchen: FOMO und der E-Mail Eingangskorb

Unser Gehirn liebt die Abwechslung. So sind wir von Natur aus gestrickt. Das Fatale daran: Heutzutage prasseln soviel Eindrücke, Impulse, News und Info auf uns eine, das es schlicht zuviel ist. Gleichzeitig haben wir immer die Angst, etwas zu verpassen. Neudeutsch: FOMO

FOMO („Fear Of Missing Out“ ist die Befürchtung, dass Informationen, Ereignisse, Erfahrungen oder Entscheidungen, die das eigene Leben verbessern könnten, verpasst werden. Studien belegen: Es wirken dieselben Mechanismen wie bei anderen Suchtphänomenen, u.a. vermehrte Dopaminausschüttung, psychische Abhängigkeit.

Und E-Mails gehören in diese gefährliche Kategorie: Sie wollen immer beachten werden – und wir spielen mit: Ein „Pling“, der rote Zähler, das Briefumschlagsymbol, der Vibrationsalarm: Alle diese Signale über eingehende neue Nachrichten kosten Ihre Aufmerksamkeit und vermindern Ihren Fokus. Denn E-Mails sind Aufgaben anderer Leute. Sie folgen nicht Ihrer eigenen Agenda.

Das „Inbox Zero“ Prinzip

„Inbox Zero“ wurde 2007 von Merlin Mann erstmals als Prinzip vorgestellt. Es bassiert auf dem Produktivitätsklaiisker“GTD – Getting Things Done“ von David Allen.

“Inbox Zero” kennt genau 4 Kategorien, in die sich JEDE Mail einsortieren lässt, die Ihre Welt betritt. Hier die Übersicht, nach welchen Kriterien eine Mail in welche Kategorie fällt und was damit jeweils zu tun ist:

Kategorie 1: Ablage
Kategorie 2: Sofort
Kategorie 3: Delegieren
Kategorie 4: Aktion/Planen

Wie bei vielen schlauen Konzepte gilt auch hier: Es kommt darauf an, WIE man es umsetzt und für die jeweilige Situation adaptiert. Denn gerade hier scheitern oft die besten Ideen und guten Vorsätze.

Die gute Nachricht: Dafür gibt es mit dem FitGutSchein Unterstützung …

Reloaded: „Inbox Zero Hero“

Die reine Lehre des Inbox Zero Prinzips ist in der Praxis nicht immer 1:1 umsetzbar. Keine Wunder, sie wurde ja auch schon vor einigermZEit erdacht und die Realität ist eine andere als damals.

Darum habe ich das Konzept weiter entwickelt. Die „Inbox Zero Hero“ Methode kombiniert die Vorteile des „Ur-Prinzips“ mit der Möglichkeit, trotzdem eine aktuellen Überblick zu behalten.

Mehr dazu lesen Sie in der detaillierten Beschreibung des Inbox Zero Hero Konzepts.

7 Wochen Kurs: Inbox Zero Hero

Studien belegen: Es dauert mindestens 6 Wochen, um neue Routinen zu festigen. 2 Dinge helfen

1. Eine starke innere Motivation
Schon Friedrich Nietzsche wusste: „Wer ein Warum hat dem ist kein Wie zu schwer“. Also: Malen Sie sich in konkreten Bildern aus, wie gut Sie mit Ihrem wichtigen Projekt weiterkommen werden, wieviel besser Sie sich fühlen, wenn Sie den Kopf frei haben und wie Sie die Selbstbestimmtheit genießen, wenn Sie nicht dauernd auf Ihren Eingangskorb schielen.

2. Ein freundlich-konsequentes Trainingsprogramm mit System

„Wiederholung ist die Mutter des Lernens“ sagt der Volksmund – und hat Recht. Umso mehr, wenn es um das Festigen neuer Routinen geht. Es gibt – wenige – sehr willensstarke Menschen, die das allein hinbekommen: Hut ab!

Für die mehr als 90% aller anderen Menschen lohnt es sich zumindest über die o.g. 7 Wochen, immer wieder freundliche Tritte zu bekommen. Und dazu biete Ihnen der FitGutSchein eine genau passende Lösung: